2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve bu kanuna dayanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, üniversitelerde yazışma ve işlem iptalleri daha katı bir hiyerarşiye tabidir.
1. Yetkide Paralellik İlkesi (Temel Kural)
2547 sayılı Kanun kapsamında, bir akademik veya idari işlemi tesis etme yetkisi kimdeyse, o işlemi iptal etme veya geri alma yetkisi de kural olarak o makama aittir.
2. En Üst Makam Ne Zaman Gereklidir?
Her yazının iptali için en üst makam (Rektör) şart değildir; ancak şu durumlarda en üst makamın oluru zorunludur:
3. Uygulamada İzlenen Yol (EBYS Süreci)
Üniversitelerdeki Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden giden bir yazının iptali için şu prosedür uygulanır:
Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Müdürlüğü
Değerli Kullanıcılarımız,
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerindeki "Evrakı Üzerine Geri Al" fonksiyonunun kullanım süreçleri ve koşulları aşağıda detaylı olarak bilgilerinize sunulmuştur. Bu esaslara uyulması, belge akışının düzenli ve doğru yürütülmesi açısından önem arz etmektedir.
1. Tek Parafçı veya İmza Sahibi Durumu
Durum
Açıklama
Geri Alma İşlemi
Bildirim
Geri Alma Koşulu
Parafçı/İmza Sahibi evrakı henüz açmamış (okumamış) ise.
Mümkündür. Evrak güncellenerek yeniden gönderilebilir.
Son Parafçı/İmza Sahibine herhangi bir bildirim gönderilmez.
İptal Koşulu
Parafçı/İmza Sahibi evrakı açmış (okumuş) ancak paraflama/imzalama işlemi yapmamış ise.
Mümkün değildir.
Parafçı/İmza Sahibinin, işlemi reddetmek için açıklamalı ret (red gerekçesi) yapması gerekmektedir.
2. Birden Fazla Parafçı ve İmza Sahibi Durumu
Zincirleme paraf ve imza süreçlerinde, ilk parafçı evrakı parafladıktan sonraki adımlar için aşağıdaki kurallar geçerlidir:
Sıradaki Kullanıcının Durumu
Sıradaki Parafçı/İmza Sahibi evrakı henüz açmamış (okumamış) ise.
Mümkündür.
Sıradaki Parafçı/İmza Sahibi evrakı açmış (okumuş) ancak paraflama/imzalama işlemi yapmamış ise.
Parafçı/İmza Sahibinin, işlemi reddetmek için açıklamalı ret yapması gerekmektedir.
Paraf zincirinde daha önce işlem yapmış (paraflamış) kullanıcılar var ise ve evrak geri alınıyorsa.
Evrakı paraflayanların EBYS sayfalarına evrakın geri alındığına dair bilgi notu gönderilir.
Bu kurallara dikkat edilmesini rica eder, süreçlerinizde başarılar dileriz.
Amasya Üniversitesi
Kurumumuz bünyesindeki dosya transferlerinde ve dış yazışmalarda geçerli olan dosya boyutu limitleri aşağıdaki gibi belirlenmiştir:
Kurum İçi (Dahili) Transferler: Maksimum dosya boyutu limitinin 100 MB (Megabayt) olarak belirlenmesi uygun görülmüştür.
Kurum Dışı (Harici) Transferler: Güvenli ve hızlı iletişim akışını sürdürmek adına, harici yazışmalarda dosya boyutu üst sınırı 25 MB (Megabayt) olarak uygulanmalıdır.
Belirtilen limitlerin aşılmaması için, büyük boyutlu PDF ve benzeri belge formatlarını göndermeden önce sıkıştırma yöntemlerini kullanarak dosya boyutunu küçültmeniz önemle tavsiye edilmektedir.